Lexware Office — бывшее lexoffice — одна из самых известных программ для выставления счетов (Rechnungen) в Германии. Она работает, она широко распространена, и многие налоговые консультанты (Steuerberater) отлично с ней справляются. И всё больше самозанятых ищут альтернативу. Причины почти всегда одни и те же: ежемесячная подписка, функции, за которые платишь, но не пользуешься, или ощущение, что собственные данные оказываются в закрытой системе.
В этой статье честно показываем, на что обращать внимание при поиске альтернативы — и какую роль могут играть open-source-инструменты, такие как Gewerber.
Почему самозанятые уходят из Lexware Office?
Мотивы сводятся к четырём типичным сценариям:
- Плата за подписку ради неиспользуемых функций. На старте большинству основателей нужно одно: корректные счета со всеми обязательными реквизитами. А оплачивают при этом пакет с бухгалтерией, распознаванием документов и интерфейсами, который в первые месяцы просто пустует.
- Изменение цен. Подписочные модели меняются — тарифы пересматривают, цены поднимают, функции переносят в другие пакеты. У того, кто построил бизнес на одном инструменте, при каждом изменении два варианта: платить или мигрировать.
- Закрытые данные. Рано или поздно возникает вопрос: как получить свои данные, если ты расторгаешь договор? Экспорт обычно есть — но в каком формате и насколько полный?
- Слишком тяжёлый инструмент. Кто работает как Kleinunternehmer без НДС, тому не нужны авансовые декларации по НДС (USt-Voranmeldungen). Инструмент, созданный именно для другого, быстро кажется перегруженным.
Отдельные пункты касаются не всех. Но если складываются два-три, подписка перестаёт быть самоочевидностью — тогда стоит приглядеться к альтернативам.
На что обращать внимание при выборе альтернативы
Независимо от конкретного поставщика есть критерии, по которым можно оценить хорошую программу для счетов немецкого самозанятого:
- Корректные немецкие обязательные реквизиты. Программа должна создавать счета, отвечающие требованиям § 14 UStG (закон о налоге с оборота — немецкий аналог закона об НДС): сквозной номер, налоговый номер (Steuernummer), все необходимые данные — и корректные пометки для правила Kleinunternehmer.
- Поддержка E-Rechnung. С 2025 года компании в сегменте B2B обязаны уметь принимать электронные счета. Точнее: обязанность принимать действует с 1 января 2025 года для всех компаний — в том числе для Kleinunternehmer. При выставлении обязанность наступает с 1 января 2027 года для компаний с оборотом за прошлый год более 800 000 евро и с 1 января 2028 года — для всех остальных. Допустимы форматы XRechnung и ZUGFeRD (начиная с версии 2.0.1). Ваш инструмент должен поэтому как минимум уметь читать E-Rechnung, а в идеале и создавать их.
- Экспорт без узкого горлышка. Данные о клиентах, счетах и услугах принадлежат вам. Хороший инструмент выгружает их полностью и в любой момент — в идеале в открытых форматах вроде CSV или JSON.
- Прозрачное ценообразование. Подписка, freemium или полностью бесплатно: вы уже сегодня должны понимать, сколько это будет стоить в следующем году.
- Соответствие вашему масштабу. У самозанятого другие требования, чем у команды из пяти человек. Компактный инструмент, хорошо закрывающий ваши ключевые процессы, лучше «суиты», половина которой не используется.
Open source как серьёзная опция
Подход, ставший заметным за последние годы, — программное обеспечение с открытым исходным кодом. Обещание за ним вполне конкретное: ПО не принадлежит одной компании, исходный код открыт для просмотра, а ваши расходы не зависят от ценовой политики единственного поставщика.
Именно на этом построен Gewerber: свободная open-source-платформа для бизнеса самозанятых и малых компаний в Германии. Фокус на том, что действительно важно на старте:
- Счета по немецким правилам, включая правило Kleinunternehmer по § 19 UStG, ставки НДС и reverse charge.
- Учёт рабочего времени, переводящий засчитанное время прямо в счёт.
- Понятность вместо канцелярита — термины объясняются там же, где появляются.
- Открытая разработка: код публичный (github.com/Gewerber), статус разработки прозрачно задокументирован в roadmap.
Во время публичной беты использование бесплатно. Вы тестируете без риска — и можете активно влиять на продукт, а не отправлять пожелания о функциях в тикет поддержки поставщику.
Честное сравнение
Чтобы было ясно: Lexware Office — зрелый продукт с большой экосистемой, и для некоторых компаний он остаётся правильным выбором. Решение принимать проще, если сформулировать его как вопросы:
| Вопрос | Классический SaaS | Open source (напр. Gewerber) |
|---|---|---|
| Модель оплаты | Ежемесячная подписка | Основа бесплатна (бета), сервисы по желанию |
| Доступ к коду | Нет | Да, публичный |
| Экспорт данных | В формате поставщика | Приоритет открытых форматов |
| Влияние на разработку | Тикет в поддержку | GitHub Issues и контрибуции |
| Поддержка | Коммерческая поддержка | Сообщество + документация |
Если для вас важны прозрачность, контроль расходов и возможность влиять на развитие — есть весомые аргументы протестировать путь с открытым исходным кодом.
План перехода: как сделать это на практике
Смена инструмента не обязана становиться большим проектом:
- Сохраните текущие данные. Экспортируйте из нынешнего инструмента клиентов, неоплаченные счета и незавершённые процессы.
- Запланируйте параллельную фазу. Новые счета выставляйте в новом инструменте, старые процессы завершайте в прежней системе. Через два-три месяца работу можно будет чисто разделить.
- Проверьте сроки хранения. Счета нужно хранить и после смены инструмента — правда, благодаря Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, Четвёртый закон к снижению бюрократической нагрузки) срок хранения бухгалтерских документов (Buchungsbelege), к которым относятся и счета, с 2025 года составляет всего восемь лет вместо десяти (§ 147 Abs. 3 Nr. 4 AO, § 257 HGB); книги и годовая отчётность — как и прежде десять лет. Важно для E-Rechnung: в архиве должен оказаться и сам структурированный XML-файл — одного PDF-распечатка для требований GoBD (немецких правил компьютерного учёта и хранения документов) недостаточно. Храните поэтому исходные данные в открытых форматах (например, экспорт в CSV или JSON) плюс читаемые копии.
- Зафиксируйте нумерацию. Сквозные номера счетов нельзя выдавать повторно — запишите ваш последний присвоенный номер.
Вывод: альтернатива — это не отказ
Найти альтернативу Lexware Office — не значит пойти на компромиссы. Это в первую очередь значит решить, что для вас действительно важно — расходы, контроль, прозрачность, простота, — и выбрать инструмент, сильный именно в этих местах.
Именно таким мы создаём Gewerber: дружелюбную платформу для самозанятых в Германии, которая понятно объединяет счета, учёт времени и бухгалтерию — с открытым исходным кодом и без принудительной подписки. Посмотрите функции или займите место в бете.