Deine erste Rechnung ist ein Meilenstein – und gleichzeitig eine kleine Prüfung im deutschen Steuerrecht. Denn eine Rechnung ist kein höflicher Zahlungswunsch, sondern ein Dokument mit gesetzlich festgelegten Pflichtangaben. Fehlt eine davon, kann dein Firmenkunde keine Vorsteuer abziehen, das Finanzamt fordert eine Berichtigung – und du schreibst die Rechnung neu.
In diesem Artikel bekommst du ein komplettes Rechnungs-Muster zum Abtippen, die Erklärung zu jedem Pflichtfeld und die typischen Fehler – von vergessenen Befreiungshinweisen bis zu doppelt vergebenen Nummern.
Die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
Jede Rechnung an Unternehmen braucht diese Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden.
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Eine der beiden reicht.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende Rechnungsnummer – jede Nummer darf nur einmal vorkommen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). „2026-001", dann „2026-002" und so weiter. Vorgeschrieben ist nur die Einmaligkeit: Lücken sind laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass erlaubt, ebenso mehrere Nummernkreise – etwa einer pro Jahr.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung („Webdesign Landingpage, 8 Stunden").
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung – bei Dauerleistungen den Leistungszeitraum („01.08.–31.08.2026").
- Das Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
- Der anwendbare Steuersatz und der Steuerbetrag – oder alternativ ein Hinweis auf die Steuerbefreiung bzw. die Kleinunternehmerregelung.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen Kundenanschrift, Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt fehlen; Netto- und Steuerbetrag genügen als Summe. Wer grundsätzlich die volle Variante nutzt, ist auch bei Dauerkunden auf der sicheren Seite.
Rechnungs-Muster zum Abtippen
So sieht eine vollständige Dienstleistungsrechnung aus:
Max Mustermann ← dein Name + Anschrift
Musterstraße 12
80331 München
hallo@mustermann.de
An ← Kundenname + Anschrift
Musterfirma GmbH
Beispielweg 3
10115 Berlin
Rechnung Nr. 2026-042 ← fortlaufende Nummer
Ausstellungsdatum: 05.09.2026
Leistungszeitraum: 01.08.–31.08.2026 ← wann war die Leistung?
Positionen:
Webdesign Startseite ........ 8 Std. à 75 € = 600,00 €
Texterstellung .............. 3 Std. à 65 € = 195,00 €
Nettobetrag: 795,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 151,05 €
Gesamtbetrag: 946,05 €
Zahlbar bis 19.09.2026 auf IBAN DE02 ...
Verwendungszweck: Rechnung 2026-042
Für eine Kleinunternehmer-Rechnung ändert sich nur der Steuerblock:
Nettobetrag: 795,00 €
Gesamtbetrag: 795,00 €
Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Alle Details zur Kleinunternehmerregelung – inklusive der Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro seit dem 1.1.2025 – findest du in unserem eigenen Artikel zur Kleinunternehmer-Rechnung. Nur so viel hier: Als Kleinunternehmer musst du seit dem 1.1.2025 selbst keine E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ausstellen, musst aber in der Lage sein, sie zu empfangen.
Die häufigsten Fehler im Rechnungsmuster
Diese fünf Fehler begegnen uns am häufigsten – alle sind leicht zu vermeiden:
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer. Entscheidend ist die Einmaligkeit: Zweimal „2026-042" geht nicht, eine ausgelassene Nummer ist dagegen kein Rechtsfehler. Storno- und Berichtigungsrechnungen müssen eindeutig als solche erkennbar sein und auf die Originalrechnung verweisen. Ein reines Berichtigungsdokument braucht dafür keine eigene Nummer – die Bezugnahme auf die Originalnummer genügt (UStAE 14.11). Wer dagegen storniert und neu ausstellt, muss der neuen Rechnung eine eigene Nummer geben; die Nummer des Originals darf dabei nicht wiederverwendet werden.
- „Siehe Anhang" statt Positionen. Menge und Art der Leistung müssen auf der Rechnung selbst stehen, nicht in einer separaten Datei.
- Steuerblock vergessen. Ohne Steuersatz und -betrag (oder Befreiungshinweis) ist die Rechnung formal unvollständig.
- Falsche Anschrift. Der Firmenname muss so heißen wie im Vertrag – nicht „Herr Müller" sondern „Müller GmbH".
- Leistungszeitraum fehlt bei Sammelrechnungen. Wer monatlich abrechnet, braucht den Zeitraum explizit auf dem Dokument.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Gute Nachricht vorab: Nicht das Wachstumschancengesetz, sondern das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist für Buchungsbelege – und dazu zählen deine Rechnungen – zum 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 Nr. 4 AO, § 257 HGB). Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren alte Frist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.
Digitale Rechnungen musst du digital archivieren; das einfache Ausdrucken und Ablegen reicht bei E-Rechnungen nicht mehr.
Muster gut – aber täglich neu tippen?
Ein Muster ist der perfekte Start. Auf Dauer willst du Rechnungen aber nicht mehr per Hand in ein Textdokument kopieren: Nummernkreise, Kundendaten, Steuerblöcke und PDF-Erzeugung sind genau die Arbeit, die dir Tools abnehmen.
Genau dafür bauen wir Gewerber: Rechnungen mit allen Pflichtangaben auf Klick, korrekte Kleinunternehmer-Hinweise automatisch, Zeiterfassung direkt eingebunden – als Open-Source-Plattform, die in der Beta kostenlos nutzbar ist. Ein Blick auf die Abrechnungs-Funktionen lohnt sich, bevor du deine nächste Musterrechnung tippst.