Lexware Office – eski adıyla lexoffice – Almanya'nın en bilinen fatura programlarından biri. İşliyor, yaygın olarak kullanılıyor ve birçok mali müşavir (Steuerberater) onunla iyi geçiniyor. Yine de giderek daha fazla bireysel serbest çalışan bir alternatif arıyor. Nedenler neredeyse her zaman aynı: aylık abonelik, parası ödenen ama kullanılmayan özellikler ya da kendi verilerinizle kapalı bir sistemde yer aldığınız hissi.
Bu yazıda, bir alternatif ararken nelere dikkat etmeniz gerektiğini – ve Gewerber gibi açık kaynak araçların nasıl bir rol üstlenebileceğini – dürüstçe gösteriyoruz.
Bireysel serbest çalışanlar Lexware Office'ten neden ayrılıyor?
Motifler dört kalıba indirgenebilir:
- Kullanılmayan özellikler için abonelik ücreti. Birçok kuruluş başlangıçta yalnızca bir şeye ihtiyaç duyar: tüm zorunlu bilgileri içeren doğru faturalar. Ama ödenen genellikle muhasebe, belge tanıma ve arayüzleri de içeren bir pakettir – ilk aylarda büyük ölçüde boşta kalan.
- Fiyat değişiklikleri. Abonelik modelleri değişir – tarifeler yeniden düzenlenir, fiyatlar yükseltilir, özellikler başka paketlere taşınır. İşini bir aracın üzerine kuran herkes her değişiklikte iki seçenekle karşı karşıyadır: ödemek veya taşınmak.
- Kapalı veriler. Tescilli SaaS araçlarda bir noktada şu soru gündeme gelir: İptal edersem verilerime nasıl ulaşacağım? Dışa aktarma genellikle vardır – ama hangi biçimde ve ne kadar eksiksiz?
- Kendi kurulumunuza göre fazla büyük bir araç. Kleinunternehmer olarak KDV hesaplamadan çalışan biri, KDV ön beyannamesine (USt-Voranmeldung) ihtiyaç duymaz. Tam olarak bunun için tasarlanmış bir araç, kısa sürede gereksiz yük gibi görünür.
Bu maddelerin her biri herkes için geçerli değildir. Ama ikisi üçü üst üste binerse, abonelik artık doğal gelmemeye başlar – o zaman alternatiflere yakından bakmak mantıklı olur.
Bir alternatifte nelere dikkat etmelisiniz?
Somut sağlayıcıdan bağımsız olarak, Alman serbest çalışanlar için iyi fatura programlarının ölçülebileceği kriterler şunlardır:
- Doğru Alman zorunlu bilgileri. Program, § 14 UStG kriterlerini karşılayan faturalar üretmelidir: art arda gelen fatura numarası, vergi numarası, gereken tüm bilgiler – ve Kleinunternehmer düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) için doğru düşülmüş notlar.
- E-fatura (E-Rechnung) yetkinliği. 2025'ten beri B2B ilişkilerindeki işletmelerin e-faturaları alabilmesi gerekiyor. Tam olarak: alma zorunluluğu 1.1.2025'ten beri Kleinunternehmer'ler de dahil tüm işletmeler için geçerli. Düzenleme tarafında ise zorunluluk 1.1.2027'den itibaren önceki yıl cirosu 800.000 euronun üzerinde olan işletmeler, 1.1.2028'den itibaren diğer tüm işletmeler için geçerlidir. Geçerli formatlar XRechnung ve ZUGFeRD'dir (2.0.1 sürümünden itibaren). Bu nedenle aracınızın en azından e-faturaları okuyabilmesi, mümkünse üretebilmesi de gerekir.
- Darboğazsız dışa aktarma. Müşteri, fatura ve hizmet verileriniz size aittir. İyi bir araç bunları istediğiniz zaman eksiksiz dışa aktarır – ideal olarak CSV veya JSON gibi açık biçimlerde.
- Şeffaf fiyatlandırma. İster abonelik, ister freemium, ister tamamen ücretsiz: Bugün, gelecek yıl size neye mal olacağını bilmelisiniz.
- Büyüklüğünüze uyum. Tek başına çalışan bir serbest meslek sahibinin ihtiyaçları, beş kişilik bir ekipten farklıdır. Temel süreçlerinizi iyi karşılayan yalın bir araç, yarısı atıl duran bir pakattan (Suite) her zaman iyidir.
Ciddi bir seçenek olarak açık kaynak
Son yıllarda görünürlük kazanan bir yaklaşım: açık kaynak yazılım. Arkasındaki vaat somut – yazılım tek bir şirkete ait değildir, kaynak kodu herkese açıktır ve maliyetiniz tek bir sağlayıcının fiyat politikasına bağlı olmaz.
Gewerber tam olarak bunun üzerine kurulu: Almanya'daki bireysel serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için özgür bir açık kaynak işletme platformu. Odak, başlangıçta gerçekten önemli olan şeylerde:
- Alman kurallarına uygun faturalar, § 19 UStG uyarınca Kleinunternehmer düzenlemesi, KDV oranları ve ters yükümlülük (Reverse Charge) dahil.
- Zaman takibi – ölçülen süreyi doğrudan faturaya dönüştürür.
- Resmî dil yerine anlaşılırlık – kavramlar, ortaya çıktıkları yerde açıklanır.
- Açık geliştirme: Kod herkese açık (github.com/Gewerber), gelişimin durumu yol haritasında şeffaf şekilde belgelenmiştir.
Herkese açık beta süresince kullanım ücretsizdir. Yani risk almadan test edersiniz – ve özellik isteklerini bir sağlayıcının destek kaydına atmak yerine ürünü etkin biçimde şekillendirebilirsiniz.
Adil karşılaştırma
Kısaca net söyleyelim: Lexware Office, büyük bir ekosisteme sahip olgun bir üründür – bazı işletmeler için doğru seçim olmaya devam eder. Kararı soru biçiminde formüle ederseniz, vermek kolaylaşır:
| Soru | Klasik SaaS | Açık kaynak (örn. Gewerber) |
|---|---|---|
| Maliyet modeli | Aylık abonelik | Temel ücretsiz (beta), isteğe bağlı hizmetler |
| Kod incelemesi | Hayır | Evet, herkese açık |
| Veri dışa aktarma | Sağlayıcının biçimi | Açık biçimler tercih edilir |
| Geliştirmeye etki | Destek kaydı | GitHub Issues ve katkılar |
| Destek | Ticari destek | Topluluk + dokümantasyon |
Size şeffaflık, maliyet kontrolü ve söz hakkı önemli geliyorsa, açık kaynak yolunu denemek için birçok neden var.
Geçişi planlama – pratikte nasıl ilerlersiniz?
Bir değişim büyük bir proje olmak zorunda değildir:
- Mevcut verileri güvence altına alın. Kullandığınız araçtan müşterileri, açık faturaları ve süren işlemleri dışa aktarın.
- Paralel bir aşama planlayın. Yeni aracı yeni faturalar için kullanın, eski işlemler eski sistemde devam etsin. İki üç ay sonra temiz bir ayrım yapabilirsiniz.
- Saklama sürelerini kontrol edin. Değişimden sonra da faturaları saklamanız gerekir – ancak Dördüncü Bürokrasi Azaltma Yasası (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BEG IV) sayesinde 2025'ten beri muhasebe belgeleri (Buchungsbelege) için süre on yerine sekiz yıl (§ 147 Abs. 3 Nr. 4 AO, § 257 HGB); defterler ve yıllık finansal tablolar on yılda kalır. E-faturalar için önemli: arşivlenmesi gereken yapılandırılmış XML dosyasının kendisidir – tek başına bir PDF çıktısı GoBD gereksinimlerini karşılamaz. Ham verileri açık biçimlerde (örn. CSV veya JSON dışa aktarımı) ve okunabilir kopyalarla birlikte saklayın.
- Numara dizilerini belgeleyin. Art arda gelen fatura numaraları iki kez verilmemelidir – son durumunuzu not edin.
Sonuç: Alternatif, otomatik olarak vazgeçmek demek değil
Bir Lexware Office alternatifi bulmak, zorunlu olarak taviz vermek anlamına gelmez. Öncelikle şunu ifade eder: sizin için gerçekten önemli olan şeylere karar vermek – maliyet, kontrol, şeffaflık, sadelik – ve tam da bu noktalarda güçlü bir aracı seçmek.
Gewerber'i de tam olarak böyle kuruyoruz: Almanya'daki bireysel serbest çalışanlar için faturaları, zaman takibini ve muhasebeyi anlaşılır biçimde birleştiren; açık kaynak, abonelik zorunluluğu olmayan dostane bir platform. Özelliklere göz atın veya beta'da yerinizi alın.